OpenProject – Projekte, Arbeitspakete und Boards

Effektives Projektmanagement bedeutet heute, klassische Strukturen und agile Methoden miteinander zu verbinden. Viele Unternehmen setzen auf Scrum, organisieren ihre Arbeit in Sprints und bearbeiten Aufgaben über Tickets – Prozesse, die sonst oft mit Jira in Verbindung gebracht werden. OpenProject bietet hierfür eine ebenso leistungsstarke, aber klar strukturierte Plattform: Projekte können angelegt, Arbeitspakete organisiert und Boards für agile Teams genutzt werden. So lassen sich selbst komplexe Aufgaben transparent und effizient im Team umsetzen.

Ein neues Projekt anlegen

Der erste Schritt in OpenProject besteht darin, ein Projekt anzulegen. Hier wird der Rahmen geschaffen, in dem alle Aufgaben, Tickets und Diskussionen zusammenlaufen. Klicke dazu in der linken Seitenleiste auf Projekte und anschließend auf + Projekt, um ein neues Projekt anzulegen.

Vergebe einen eindeutigen Namen und wähle bei Bedarf ein bereits vorhandenes Projekt aus, um ein Unterprojekt zu erstellen. Das ist immer dann sinnvoll, wenn ein großes Projekt in mehrere kleine aufgeteilt wird.

Nachdem das Projekt angelegt wurde, wird dir eine Übersicht angezeigt. Hier kannst du beispielsweise eine Projektbeschreibung und einen Projektstatus eingeben. Außerdem werden dir die aktuellen Mitglieder und eine Übersicht der Arbeitspakete angezeigt.

Projektkonfiguration

Im nächsten Schritt empfehlen wir, die Projektkonfiguration vorzunehmen, um weitere Features zu aktivieren bzw. andere zu deaktivieren. Klicke dazu in der linken Seitenleiste auf “Projektkonfiguration“ und anschließend auf “Module“. Für ein klassisches Scrum-Projekt empfehlen wir dir, folgende Module zu aktivieren:

• Arbeitspaket
• Backlogs
• Boards
• GitLab (falls es sich um ein Entwicklungsprojekt handelt)
• Zeit und Kosten

Als Nächstes werden die verfügbaren Arbeitspakete festgelegt. Für ein Scrum-Projekt im IT-Bereich empfehlen wir die Aktivierung der folgenden Arbeitspaket-Typen: Aufgabe, Epic, User Story, Bug

Anschließend erstellen wir den ersten Sprint für das Projekt. Klicke dazu auf “Versionen“ und anschließend auf “+ Version“. Vergebe einen Namen, z. B. “Sprint 01“, sowie einen Anfangs- und Endtermin (üblicherweise dauert ein Sprint drei Wochen) und wähle aus, ob der Sprint auch Unterprojekte mit einbeziehen soll.

Zum Abschluss der Projektkonfiguration setzen wir unter “Backlogs“ noch den Haken bei “Erledigt“, um festzulegen, dass ein Arbeitspaket als abgeschlossen gilt, wenn es den Status “Erledigt“ erhalten hat.

Ein Board anlegen

Um einen sauberen Überblick über anstehende Aufgaben zu erhalten, wird ein Board angelegt. Das Status-Board eignet sich sehr gut, um zu sehen, welche Tickets neu, in Bearbeitung und welche erledigt sind.

Nachdem du das Statusboard erstellt hast, kannst du weitere Spalten hinzufügen, indem du auf “Liste zum Board hinzufügen“ klickst. Hier kannst du beispielsweise die Spalten “In Bearbeitung“ und “Erledigt“ einfügen. Wenn du im Projektverlauf eine Aufgabe bearbeitest, kannst du sie in die Spalte “In Bearbeitung“ verschieben. Nach Fertigstellung verschiebst du sie in die Spalte “Erledigt“. Der Status ändert sich entsprechend automatisch im Arbeitspaket.

Arbeitspakete erstellen und verwalten

Alle Aufgaben, User Stories, Epics und Bugs werden als Arbeitspakete angelegt. Sie bilden das Herzstück des Projektmanagements. Um ein neues Arbeitspaket anzulegen, klicke auf “+ Erstellen“ und wähle den entsprechenden Typ aus.

Hier eine kurze Erklärung der verschiedenen Arbeitspaket-Typen:

• Aufgabe: Definition einer einzelnen Tätigkeit, die ausgeführt werden soll.
• Epic: Ein Ziel, das durch mehrere Aufgaben über mehrere Sprints hinweg erreicht werden soll.
• User Story: Eine größere Aufgabe, die im nächsten Schritt in mehrere kleinere Aufgabenpakete aufgeteilt wird.
• Bug: Behebung von Fehlern bei IT- und Softwareprojekten.

Mithilfe der Filter-, Sortier- und Suchfunktion kannst du beispielsweise nach einem bestimmten Status filtern oder ein bestimmtes Arbeitspaket suchen.

Fazit: Struktur und Agilität in einem Tool

OpenProject verbindet die Vorteile klassischer Projektplanung mit agilen Methoden wie Scrum und Kanban. Projekte lassen sich sauber anlegen, Aufgaben können in Arbeitspakete strukturiert und Boards für die agile Zusammenarbeit genutzt werden. Damit bietet OpenProject alles, was moderne Teams für eine effiziente Ticketbearbeitung, Sprintplanung und Projektsteuerung benötigen: Die Anwendung ist übersichtlich, transparent und praxisnah.